Schritt 1: E-Mailumstellung zu Exchange-Online (Microsoft 365) am 04.09.2023

Vorbereitung abgeschlossen: Die Änderung der E-Mailkennwörter, als Vorbereitung für den Umzug, wurde am 08.08.2023 durchgeführt.

• Direkt zu Outlook online: https://outlook.office.com/
• https://www.office.com/ aufrufen, dann links auf Outlook klicken

Anleitung: So meldet ihr euch bei MS365 Outlook Online an: Anmeldung an MS365 Outlook Online

Optionale Zusatzinformationen zu MS635 für Interessierte
Ein Teil von Microsoft 365 ist Exchange Online.
Exchange Online ist der E-Mailserver, sozusagen die zentrale Poststelle zur Verteilung.
In Exchange Online gibt es einzelne Postfächer, dort kommen neue Nachrichten an.
Der Zugriff auf ein Postfach kann über mehrere Arten erfolgen, in den meisten Fällen erfolgt dieser über ein E-Mailprogramm, in diesem Fall ist das für alle Outlook.

Schritt 2: Umzug auf die Terminalserver (Rechenzentrum)

Der Umzug der Daten auf die Server im Rechenzentrum ist abgeschlossen.

Einheitliche Arbeitsumgebung auf Terminalservern

• Dank zentraler Datenhaltung ist einfaches übergreifendes Arbeiten möglich, so erfolgt der Zugriff auf die Daten aller Einrichtungen, in denen man tätig ist über einen zentralen Zugang.
• Auf den Terminalservern steht euch Microsoft Office 365 zur Verfügung, das enthaltene E-Mailprogramm ist Outlook.

Terminalserver sind nur eingeschränkt für grafische Inhalte geeignet, beachtet daher bitte:

• Onlinemeetings dürfen nur lokal, auf dem eigenen Computern, durchgeführt werden. – Bei der Livekommunikation kommt es sonst zu unannehmbaren Verzögerungen und Aussetzern.
• Videos sollten nur lokal, auf den eigenen Computern, wiedergegeben werden. – Es kommt sonst zu Störungen bei der Wiedergabe, außerdem teilt man sich mit den Kolleg*innen auf den Servern die Kapazität der Internetleitung im Rechenzentrum, im Zweifelsfall wird für alle das Arbeiten verlangsamt wenn man sich nicht daran hält.
• Grafisch aufwendige Websites sollten lokal aufgerufen werden, falls es auf dem Server zu „Rucklern“ kommt.

Microsoft 365 + Exchange-Online

Es wird auf Microsoft 365 und Exchange-Online umgestellt, eure E-Mail-Postfächer sind zukünftig bei Microsoft in Exchange-Online gespeichert.
Einer der Vorteile ist die deutlich höhere Speichergrenze, ihr habt also mehr Platz im Postfach. – Bei ordentlicher Pflege bedeutet das im Idealfall, dass keine E-Mails manuell archiviert werden müssen.

In welchem Umfang die Online-Versionen der Officeprogramme freigegeben werden, muss noch mit festgelegt werden.

Im Normalfall benötigen wir pro Einrichtung einen Tag, Ihr könnt also meistens am nächsten Tag in der neuen Umgebung starten.
Aufgeräumte Daten, die möglichst zentral gesammelt sind und „wissende“ Ansprechpartner*innen vor Ort erleichtern den Umzug eurer Daten in das Rechenzentrum.

Ja.
Für manche wird es eine völlig neue Art sein, zu arbeiten, andere kennen es bestimmt aus Tätigkeiten bei anderen Arbeitsstellen.
Die größte Umstellung wird für viele der Wechsel von Mozilla Thunderbird zu Outlook sein, aber keine Angst, die wichtigsten Funktionen sind selbsterklärend – wer mit Thunderbird klarkommt wird auch Outlook ohne Probleme meistern!

Wichtiges für den Terminserver

• Es gibt nur Microsoft Edge als Internetbrowser
• Fremdsoftware darf nicht auf den Terminalservern heruntergeladen und ausgeführt werden!
  Dazu zählen unter anderem alternative Browser, DropBox, Internetradio, Messenger – das wäre eine große Bedrohung für den störungsfreien Betrieb
• Ihr teilt euch die Ressourcen wie Rechenleistung und Arbeitsspeicher, meldet euch also bitte vom Server ab, wenn ihr diesen nicht benötigt

Ja, die alten E-Mails werden in die neue Umgebung kopiert.
Sollte etwas noch nicht da sein, könnt ihr über Webmail von IONOS (1&1) auf die alten Nachrichten zugreifen.

Ab dem Tag der Umstellung werden neue E-Mails in das neue Postfach in Exchange-Online übertragen.
Hier geht es zum neuen Webmail (https://outlook.office.com).
Daten, die in den Postfächern bei IONOS (1&1) gespeichert sind, werden in neue Postfächer von Exchange-Online kopiert.
Direkt nach der Umstellung werden noch nicht alle Daten von IONOS (1&1) in den neuen Postfächern zur Verfügung stehen, eine Synchronisierung erfolgt im Hintergrund, dies kann aber mehrere Tage dauern.
Ihr habt währenddessen weiter die Möglichkeit euch bei den bisherigen Postfächern über IONOS-Webmail (https://mail.ionos.de/) anzumelden, ihr müsst dafür das neue Initial-Kennwort verwenden.